Tickets en e-mailpostvak
Het ticketsysteem koppelt het e-mailpostvak, telefoon en taken aan je klanten.
Het tabblad Ticket
Hier vind je Nieuw ticket (Ctrl+T), Mijn tickets, Alle tickets, Mijn taken, overzichten per status (Nieuw, In behandeling, Wacht op klant, Wacht op afspraak, Geëscaleerd, Gesloten), het postvak en de ticket-stamgegevens zoals status, prioriteiten, typen en groepen.
Een ticket
Ticketnummers hebben de vorm T2026100001. Het ticketformulier toont een overzicht met het verloop als gespreksbubbels en secties voor beschrijving, verloop, taken, notities, tijden, e-mails, bijlagen en historie. Behandelaar en waarnemer zijn afzonderlijke velden. In de lijst geeft een gekleurde stip het tickettype aan.
Postvakken instellen
- Open Ticket → Postfächer en maak een postvak aan: Server, Port, SSL oder STARTTLS, Ordner, Abrufintervall und Ticket-Gruppe.
- Controleer de instellingen met Postfach testen. Bij een intern certificaat vraagt netERP of je het vertrouwt.
- Met Tickets automatisch aanmaken wordt van elke nieuwe e-mail een ticket gemaakt.
De server haalt de postvakken regelmatig op. Bevat het onderwerp een ticketnummer, koppelt netERP de e-mail aan het ticket; een gesloten ticket gaat dan weer naar „in behandeling“. Automatische afwezigheidsberichten worden genegeerd.
Het postvak IN
Het postvak IN (Ctrl+M) werkt als een e-mailprogramma: links de postvakken, in het midden de berichten met zoek- en filterfunctie, rechts het leespaneel met bijlagen. Externe afbeeldingen laadt netERP pas na een klik op Afbeeldingen downloaden; betrouwbare afzenders kun je vrijgeven. Met Ticket aanmaken, Ticket openen en Negeren werk je de berichten af.
Antwoorden met sjablonen
E-mailtemplates zijn er voor ontvangstbevestiging, antwoord, informatie, afsluiting en herinnering, desgewenst per ticketgroep. Plaatsaanduidingen zoals {ticket_number}, {contact_name} en {signature} vult netERP automatisch in. Het ticketnummer staat automatisch in het onderwerp; verzending verloopt via de Relay-Server van de ticketgroep, elke verzending verschijnt in de uitgaande e-mail.
Oproepen
Onder Windows koppel je via Bestand → Opties → Telefonie (TAPI) je telefooncentrale. Bij een oproep toont netERP de herkende contactpersoon en zijn openstaande tickets; een klik maakt een nieuw ticket of een notitie aan. Telefooncentrales zonder TAPI kunnen netERP aanroepen via een neterp://anruf-link.
